- アンケートをしたのにデータをまとめる時間がない
- 名簿をわかりやすく管理したい
- 手書きの原稿をまとめるのが大変
データ入力は自分でもできるから、外注するのはもったいないと考えている人もいるかもしれません。
しかし、データ入力は思いのほか手間と時間のかかる作業です。
データ入力する時間がなかったり溜め込んでしまっている場合、データ入力代行サービスへの外注依頼がおすすめ。
外部へ仕事を振ることで、空いた時間を他の業務に回せるようになるからです。
当記事では、データ入力代行におすすめの外注先を編集部が独自に厳選した結果をもとに徹底比較。
外注先それぞれの特徴や利用の手順、外注先の選び方などを紹介しています。
データ入力代行におすすめの外注先10社を比較!各社を利用するメリットも紹介
まずはじめに、以下の選別ポイントをもとにデータ入力代行におすすめの外注先10社を徹底比較。
- これまでの実績
- 対応可能なスキル
- サポート面の充実度
- サイトの利便性
それぞれの外注先を利用する際のメリットも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
【クラウディア】予算に合わせてデータ入力代行を外注できる
- 自分の予算に合わせてデータ入力代行を外注できる
- 比較的安価な料金で仕事依頼ができる
- 「プロジェクト」「タスク」など募集方法が選べる
クラウディアは、さまざまな職種の仕事を扱っている国内有数のクラウドソーシングサービスです。
予算に合わせてデータ入力代行を外注したい人は、クラウディアがおすすめ。
自分が設定した料金で仕事の依頼ができるからです。
例えば「名刺データ500枚の入力を予算5,000円」で設定・募集すれば、仕事内容に納得したワーカーから応募があります。
一般的に名刺データの入力は1枚あたり20円~50円程度なので、相場よりも安価な費用でデータ代行が可能です。
信頼できるワーカーが見つかったら、継続して依頼できるのもポイント。
特定のワーカーさんに頼めるようになれば、代行業者を探す手間がなくなり、時間もコストも抑えられるでしょう。
さらに急ぎでデータ入力してほしい場合には、「タスク」で応募する方法もあります。
契約などのやり取りは必要なく、不特定多数のワーカーが作業してくれるので、一人のワーカーに依頼するよりも早く作業が終わる可能性は大。
キャンセル料やシステム手数料は無料で利用できるため、試しにデータ入力代行を募集してみるのもアリなのではないでしょうか。
運営会社 | 株式会社エムフロ |
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公式サイトURL | https://www.craudia.com/ |
料金 | 依頼者が設定可能 |
【Biz Hitsオンラインアシスタント】データ入力だけでなく集計・グラフ化なども頼める
- データ入力以外の事務系業務も代行してくれる
- 業界最安級のコストで利用可能
- アシスタント導入まで無制限にサポートしてくれる
Biz Hitsオンラインアシスタントは、クラウドソーシングサービス「クラウディア」を運営しているエムフロと、ビジネスメディア運営などを手掛けているBiz Hitsが、提携して行っているオンラインアシスタントサービスです。
データ入力だけでなく集計やグラフ化なども依頼したい人は、Biz Hitsオンラインアシスタントがおすすめ。
データ入力はもちろんのこと、幅広い事務系業務を代行してくれるからです。
Biz Hitsアシスタントオンラインでは「営業」「秘書」「経理」など、幅広い業務に対応。
データ入力後に「わかりやすく表にまとめてほしい」「アンケート結果を分析してほしい」なども追加料金なしで依頼が可能です。
料金は、月間利用時間と利用期間で9プランに分かれており、オンラインアシスタント業界最安級の低コストで利用可能。
アシスタント導入まで無制限にサポートしてくれるので、オンラインアシスタントを利用したことがなくても心配ありません。
利益に直結しない「ノンコア業務」全般をやってもらえるので、あなたにしかできない業務に集中したい人は、ぜひ利用を検討してください。
運営会社 | 株式会社Biz Hits |
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公式サイトURL | https://bizhits-assistant.com/ |
料金の一例(※) |
スタンダードプラン(3カ月契約) 月間30時間 75,000円/月 |
※2024年6月16日時点
【プロセス・マネジメント】正確性を重視する人におすすめ
- 入力精度99.9%以上(※)
- 「DXアドバイザー」の資格取得者が業務効率化をサポート
- リーズナブルな料金設定
正確性を重視する人は、プロセス・マネジメントがおすすめ。
入力精度99.9%以上(※)を誇っているからです。
正確に入力作業を行っているのはもちろんのこと、目視とシステムの二重体制で検査を行い、高精度を実現しています。
高品質なデータ入力は取引企業から高評価を得ており、リピーターも多数。
2008年以降の取引実績は1,870社、9,400件(※)と実績も十分です。
さらに、「DXアドバイザー」の資格を持った専門家が業務のDX化を提案、業務効率化をサポートしてくれます。
高精度なうえにリーズナブルな料金も魅力なので、過去のたまった書類も電子化してほしい人は、まずは無料見積もりを利用してみてはいかがですか。
(※1)「プロセス・マネジメント」公式サイトより(2024年6月時点)
運営会社 | 株式会社プロセス・マネジメント |
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公式サイトURL | https://pmj.co.jp/ |
料金の一例(※) |
名刺入力(9項目)49円~ テキスト入力(手書き文字)0.5円~ |
※2024年6月16日時点
【ナレッジデータサービス】データの活用方法も提供してくれる
- データ入力から分析までを依頼できる
- データを最大活用する方法も提供
- 全国の大学や学術機関が利用している
データを収集したけれどうまく活用できない人は、ナレッジデータサービスがおすすめ。
データ入力から編集・加工、分析など、データの最大活用方法を提供してもらえるからです。
例えば、アンケートのデータ入力を代行外注して見やすくしてもらっても、活用できなければデータ入力を外注した意味は、半減してしまうのではないでしょうか。
ナレッジデータサービスは、データがどのような役割を果たすかを熟知。
入力や編集だけでなく全体のゴールも見据えた提案をしてもらえます。
もし、アンケート内容が最終目的へと繋がらない場合は、設問内容の見直しなどの再設計もサポート。
主な取引先は、全国の大学や学術機関、大手企業、自治体などで実績も申し分ありません。
どのような業務をサポートしてくれるか知りたい人は、公式サイトに実績が紹介されているので、ぜひチェックしてみてください。
運営会社 | ナレッジデータサービス株式会社 |
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公式サイトURL | https://kdsv.jp/ |
料金の一例(※) |
名簿名刺入力 38円~/1 セット アンケート入力 1.5円~/1項目 |
※2024年6月16日時点
【うるるBPO】できるだけ早い納期を希望する人におすすめ
- 1,000名を超えるオペレーターの対応で短納期を実現
- 取引企業5,000社以上(※1)
- データ入力精度99.98%以上(※2)
できるだけ早い納期を希望するなら、うるるBPOがおすすめ。
総勢1000名を超えるオペレーターが対応しているからです。
うるるBPOでは、社内・国内だけでなく国外にも入力センターを保有。
中国・ベトナム・タイ・バングラディシュ・ミャンマー・カンボジア・フィリピン・ブラジルの8か国に入力センターを持ち、時差を活用した業務で24時間対応を可能にしています。
さらに、うるるBPOの親会社「うるる」は、クラウドソーシングサービスの「シュフティ」を運営しており、クラウドワーカーを使ったデータ入力も可能。
通常1ヶ月以上かかる業務も5営業日で完了させられるというから、納期に余裕がない人には、ありがたいサービスなのではないでしょうか。
取引企業数は5,000社以上、取扱件数も約30,000件(※1)と実績も十分。
国外とクラウドワーカーを利用することで、低価格も実現させています。
データ入力精度は99.98%以上(※2)を維持しており、短納期・高品質・低価格で利用できるので、利用する候補の一つに入れて損はありませんよ
ただし、発注の最低料金は7万円(税別)からで、満たない場合でも一律7万円(税別)になるので注意してください。
(※1)2023年1月末日時点
(※2)「うるるBPO」公式サイトより(2024年6月時点)
運営会社 | 株式会社うるるBPO |
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公式サイトURL | https://www.uluru-bpo.jp/ |
料金の一例(※) |
名刺入力(10項目)31円~ 文字入力(活字) 0.375円~ |
※2024年6月16日時点
【リードコンピュータサービス】データ漏洩が心配な人におすすめ
- 徹底したセキュリティ対策をしている
- データ入力代行専門業者として39年の実績
- ベリファイ入力で高品質を実現
データの漏洩が心配な人は、リードコンピュータサービスがおすすめ。
徹底したセキュリティ対策をしているからです。
リードコンピュータサービスが使っている入力オペレーターの端末は、自社内の独立データサーバーで一括管理。
端末内にデータは蓄積されず、入力データの出力操作はできないようにアカウント管理をしており、外部ネットワークとの接続もしていません。
さらに、社内・社外・駐車場には24時間のカメラを設置。
預かった原本は、データ入力場所内に管理者のみが解除できるキーと暗証番号が必要な保管ロッカーに保管されます。
社内のセキュリティ教育も行っており、個々に機密保持契約を締結。
社内の扉は、ICカードの社員証による解除や暗証番号と指紋認証による解除、各扉に監視カメラを設置といった徹底ぶりです。
データ入力代行専門会社として39年の実績があり、違うスタッフが同じデータを入力する「ベリファイ(2度目検査)」を行っているため、高いクオリティも期待できます。
名簿や名刺、アンケートなど、個人情報がわかるデータの入力を外注しようと考えている人は、ぜひ利用を検討してください。
運営会社 | 株式会社リードコンピュータサービス |
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公式サイトURL | https://www.readcomputer.co.jp/ |
料金 | 見積もりを依頼 |
【シスプロデータプロ】コスト削減ができる
- 業界最安値水準を実現させている
- 99.98%の高精度を実現(※)
- プライバシーマーク取得企業
データ入力代行を外注することでコスト削減したい人は、シスプロデータプロがおすすめ。
業界最安値水準を実現させているからです。
シスプロデータプロでは、低価格を実現させるために、まだ人件費が高騰していない中国武漢市に「武漢BPOセンター」を設置。
日本国内でスキャニングしたデータを、コストメリットが高い武漢データエントリーセンターで入力しています。
1枚8項目ある名刺データ入力の相場は20円~50円ですが、シスプロデータプロは1枚あたり19円であることからも、低価格であるのがわかるのではないでしょうか。
さらにデータ入力を担当するスタッフは、全員入社後データ入力のテクニカルスキル、ビジネススキルを学ぶ研修に参加。
研修後はテストを行い、合格者のみがデータ入力業務を行えるのと、ベリファイ入力を採用していることで、99.98%(※1)の高精度を実現させています。
プライバシーマークを取得しているデータ入力代行業者なので、セキュリティ面も心配な人は、ぜひ利用を検討してください。
(※1)「シスプロデータプロ」公式サイトより(2024年6月時点)
運営会社 | 株式会社シスプロ |
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公式サイトURL | https://www.datapro-syspro.com/ |
料金の一例(※2) |
名刺入力(8項目)19円/枚 文字入力 0.5円/1文字あたり |
(※2)2024年6月16日時点
【アレスクリエイション】イメージ通りの仕上がりにしてもらえる
- お客様ごとに仕様書を作成
- データ入力はすべて自社スタッフ(正社員)が行っている
- プライバシーマークを取得している
イメージ通りの仕上がりにしてもらいたい人は、アレスクリエイションがおすすめ。
お客様ごとに仕様書を作成してくれるからです。
アレスクリエイションでは、「納期に間に合わなかった」「納品されたデータが使い物にならない」を防ぐために、お客様ごとに無料で仕様書を作成。
データ化された結果の内容確認を行うだけでなく、入力作業中も判断に迷ったときは随時確認し、イメージ通りの仕上がりになるように対応してくれます。
さらに作業を始める前に、データ入力する「数」と「質」によって変わってくる作業工数を算出し、無理のない納期を確定しています。
外注や在宅アルバイトに頼らず、100名以上の自社スタッフがデータ入力作業を行っており、機密性の高いデータの入力代行依頼も可能です。
さらにセキュリティ体制やどのようにデータの正確性を確保しているのか確認したい人には、見学・施策ができるのもポイント。
実際に作業している姿を見学すれば、信頼度も増すのではないでしょうか。
個人情報保護士が常駐し、プライバシーマークも取得しているのでデータの流出が心配な人にも利用しやすいサービスです。
運営会社 | 株式会社アレスクリエイション |
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公式サイトURL | https://www.allescreation.co.jp/ |
料金 | 入力項目の「数」と「質」によって異なる |
【リスモン・マッスル・データ】大量にある書類のデータ入力をまるごと依頼できる
- 全7ヶ所の入力センター活用で大量処理が可能
- 国内入力オペレーターは全員経験が10年以上のベテラン
- プライバシーマークを取得している
大量にある書類のデータ入力をまるごと依頼したい人は、リスモン・マッスル・データがおすすめ。
国内と海外に7ヶ所の入力センターを活用することで、データ入力の大量処理が可能だからです。
国内データ入力センターの入力オペレーターは、全員が経験10年以上のベテランであり、そのほとんどが入力検定で漢字1級の実力者。
さらに、通常のパソコン入力より数倍の生産性を実現する入力手法「連想入力」による漢字入力を行っているため、スピード感のある入力が可能です。
一方で、中国に拠点のある海外データ入力サービスでは、1つの画像処理に複数のオペレーターが関与。
海外でのデータ化クオリティも維持しています。
中国の大規模情報処理ブースを活用することで、コスト削減と大量処理を実現させています。
50年以上の歴史があり、メガバンクや大手金融機関との取引実績も多数。
プライバシーマークを取得しており、書類の受渡ごとに「数量チェック」「保管庫に厳重保管」するなど、セキュリティ面も心配ありません。
「コスト」「スピード」「品質」「高セキュリティ」がそろっているので、興味のある人はまず見積もりを依頼してみてください。
運営会社 | リスモン・マッスル・データ株式会社 |
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公式サイトURL | https://www.outsource.co.jp/ |
料金の一例(※) |
名刺入力(8項目)35円~/1件 アンケート入力 20円/1件 |
(※)2024年6月16日時点
【クラリテ】小規模案件から大規模案件まで依頼できる
- 最低受注価格がない
- 大規模案件にはボリュームディスカウントもある
- 取引企業は官公庁や東証一部企業など300社以上(※)
大規模案件だけでなく小規模案件のデータ入力代行も外注したい人は、クラリテがおすすめ。
最低受注価格を設けていないからです。
いくらデータ入力の単価が安くても、最低受注価格が設定してあると「思っていた以上に費用がかかってしまった」「社内で対応したほうが安くできた」なんてことが起こる可能性もゼロではありません。
クラリテは最低受注価格を設けていないため、毎月発生する小規模な案件や、入力件数の少ないものでも依頼しやすいのが強みの一つ。
一方で、大規模案件の場合にはボリュームディスカウントも用意してあるのも魅力的です。
今までの累計取引社数は300社以上(※1)。
官公庁や東証一部企業、教育機関など、業種に関係なく依頼を受けています。
見積もりは無料で、公式サイトやメールから依頼できるので、ぜひ利用を検討してみてください。
(※1)「クラリテ」公式サイトより(2024年6月時点)
運営会社 | クラリテ株式会社 |
---|---|
公式サイトURL | https://clarite-data.com/ |
料金の一例(※2) |
名刺入力(10項目パック)39円/1枚 アンケート入力 0.5円~/単回答 |
(※2)2024年6月16日時点
データ入力代行を外注する業者を選ぶ際に大切なポイント5つ
データ入力代行を外注するのに、「どこに外注すればいいか」「どうやって選べばいいのか」を知りたい人もいるのはないでしょうか。
データ入力代行業者を選ぶ際に大切なポイントは下記の5つです。
- コストは予算に合っているか
- 納期を守れるか
- クオリティは高いか
- セキュリティ体制は整っているか
- 実績はあるか
それぞれの理由について詳しく解説していきます。
ポイント①コストは予算に合っているか
データ入力にかかるコストが予算に合っている代行業者を選びましょう。
予算オーバーしてしまうと、代行外注するメリットが薄れてしまうからです。
名刺入力を依頼するにしても、業者ごとに料金設定が違ううえに、「メールアドレスは追加料金が必要」など、対応範囲も異なります。
また、最低発注価格を設定している場合もあるので注意が必要です。
「思っていたより費用がかかってしまった」なんてことを防ぐために、気になる業者の見積もりを取るのがおすすめです。
ほとんどの業者が見積もりは無料なので、複数社見積もりを取り、比較検討してみてください。
ポイント②納期を守れるか
希望する納期が守れる業者を選びましょう。
「納品されたけれど全て終わっていない」なんてこともあるからです。
データ入力代行を仕事として行っている以上、納期を守るのは常識ですが、実体験をもとにお話すると、納期に間に合わなかった業者もありました。
アレスクリエイションの公式サイトには、次のような文言がありました。(※)
納期が守られなければ、業務に支障が出る可能性もあります。
データ入力を代行業者に依頼する際には、納期を明確に示してくれる業者を選ぶようにしましょう。
また、途中で進捗状況を確認するのもおすすめです
※2024年6月時点
ポイント③クオリティは高いか
クオリティの高い代行業者を選ぶようにしましょう。
データ入力の代行で一番求められるのは、入力ミスがないことではないでしょうか。
入力ミスが多いと自分たちで修正が必要になったり、データの信用性自体が低くなってしまいかねません。
データ入力代行では、同じデータを二人が入力する「ベリファイ方式」の精度が高いと言われています。
また、データ入力後のチェックもどのように行っているか確認するようにしましょう。
主なチェック体制は、次の3つです。
ベリファイ方式で入力されたデータを照合し、合わなかった部分の検出・修正を行う。
【ロジックチェック】
チェックツールを使い、入力ミスの検出・修正を行う。
【目視チェック】
自動的に検出できなかった入力ミスはないか検査員が目視でチェックする。
データ入力代行業者によっては、公式サイトに入力精度が掲載されている場合もあります。
例えば、うるるBPOやシスプロデータプロの公式サイトには、入力精度は99.98%と掲載されています。(※2024年6月時点)
見積もりを依頼する際には、入力方法・チェック体制・入力精度はどれくらいか確認してみるといいでしょう。
ポイント④セキュリティ体制は整っているか
代行業者を選ぶ際は、セキュリティ体制が整っているかを確認しましょう。
名刺入力や名簿入力など、個人情報がわかる資料を受け渡す場面があるからです。
情報が外部に漏れてしまうと、業務に支障が出るだけでなく信用にも傷が付いてしまいます。
「プライバシーマーク取得」「ISO 27001認定」はセキュリティ対策をしているかの目安になります。
プライバシーマークを取得している業者は次の通り。
- プロセス・マネジメント
- うるるBPO
- シスプロデータプロ
- アレスクリエイション
- リスモン・マッスル・データ
- クラリテ
また、データ入力をする際の作業環境や、どのような端末を使っているかも確認するようにしましょう。
さらに、セキュリティに対する社員教育がしっかりされているか、原本やデータの保管場所も重要です。
今回紹介した中でも、リードコンピュータサービスは、高いセキュリティ対策をしているので、ぜひ参考にしてください。
ポイント⑤実績はあるか
多数の実績があるデータ入力代行業者を選びましょう。
実績が多いほど、データ入力に関するノウハウや経験が蓄積されているからです。
また、どのような企業と取引実績があるかもチェックしましょう。
大企業や官公庁、教育機関などと取引実績があれば、より信頼性は増します。
データ入力代行業者の公式サイトでは、具体的な取引先を明記している場合あるので、確認してみてください。
データ入力代行の外注依頼による3つの強み
データ入力は難しい仕事ではないため、社内でやるか代行外注するか迷っている人もいるのではないでしょうか。
データ入力代行サービスへ外注することで、次のような強みが生まれます。
- 利益に直結する仕事ができる
- コスト削減ができる
- 緊急性の高いデータ入力作業にも対応してもらえる
上記それぞれの理由について詳しく解説していきます。
1.利益に直結する仕事ができる
データ入力代行を外注する1つ目の強みは、利益に直結する仕事ができることです。
データ入力にかかっていた時間を「新規事業の開拓」や「マーケティング」など、他の人には任せられないコア業務にあてられるようになるからです。
基本的にデータ入力は、利益には直結しない「ノンコア業務」なことがほとんどでしょう。
ブラインドタッチができれば作業自体は単純でそれほど難しくもありませんが、打ち込みデータ量に比例して、多くの手間と時間が取られてしまいます。
データ入力を外注することでコア業務に時間を割けるよりになり、仕事の生産性を高めることへとつながります。
データ入力を外注する→コア業務に集中できる→生産性が上がる→利益向上
という嬉しい連鎖が生まれるかもしれません。
2.コスト削減を見込める
データ入力代行を外注する強みの2つ目はコスト削減を見込める点でしょう。
外注依頼したほうが、自社でデータ入力するよりも費用が抑えやすいためです。
例えば、自社の社員にベリファイ方式でデータ入力をしてもらったとすると、それだけで2人分×時給分の人件費が必要です。
さらに入力した人とは別の人にチェックしてもらった場合、3人分の人件費コストがかかることになります。
また、次のように人件費以外の追加コストが必要な場合もあります。
- データ入力で使う専用端末の購入
- 社員のセキュリティ教育
- セキュリティ強化のための設備投資
データ入力を外注するのと自社でやる場合、各自のコスト面を数値化してから見比べてみるのもおすすめです。
3.緊急性の高いデータ入力作業にも対応してもらえる
データ入力代行を外注する強みの3つ目は、緊急性の高いデータ入力作業にも集中して対応してもらえる点です。
データ入力を専門に行っているため、他の業務に時間を取られることがありません。
自社でデータ入力を行っている場合、急な入力作業が発生しても「すぐに対応できない」ことも多々あるのではないでしょうか。
緊急性の高さからデータ入力を優先するしかない場合、本来の業務が滞ってしまったり遅延するリスクも出てきます。
データ入力業務を即発注できる外注先確保のためにも、余裕がある状態でいくつかの候補先にテスト依頼で確認しておくのもおすすめです。
データ入力代行の外注依頼による3つの弱み
データ入力代行の外注する強みを解説しましたが、一方で下記の弱みと言える部分もあります。
- セキュリティ面で不安が残る
- 業者の提供しているサービス内容が複雑でわかりづらい場合がある
- 外注する業者によっては当たり外れがある
それぞれの理由について詳しく解説していきますので参考にしてみてください。
1.セキュリティ面で不安が残る
1つ目の弱みは、セキュリティ面で不安が残るところです。
データの受け渡しの際などに、情報漏洩してしまう可能性が出てくるためです。
データ入力代行を外注するのは、名刺や名簿、自社内の機密データなど、外部に流出すると問題になってしまうものが多いと考えられます。
外部に情報が漏れるのを防ぐには、データ入力専用端末にするなどの対策をしているだけでなく、セキュリティ面についての社員教育を行っているかも重要です。
またクラウドソーシングサービスは個人への依頼となるケースも多く、データ入力代行を外注する際には、より注意が必要です。
守秘義務に関わる内容は、手間がかかったとしてもNDA(秘密保持契約)を結んでおきましょう。
クラウドサインを活用すれば、紙面やPDFのやり取りに比べて契約をスムーズに進めやすくておすすめです。
情報漏洩が心配な人は、価格が安かったとしても個人への依頼は避けて、プライバシーマークやISO 27001の認定を受けている業者の利用しましょう。
2.業者の提供しているサービス内容が複雑でわかりづらい場合がある
2つ目の弱みは、業者によってはサービス内容が複雑で分かりづらい場合があります。
公式サイトを見てもサービス内容が理解できず、最終的にどの業者に頼めば良いか決めきれないケースも少なくありません。
例えば、名刺のデータ入力の料金を比較してみましょう。
サービス名 | 料金 | 対応範囲 | 追加料金 |
---|---|---|---|
シスプロデータプロ | 8項目 19円/1枚 | 名前、郵便番号、住所、電話番号、会社名、部署名、役職名、FAX番号 |
e-mail 6円 URL 6円 携帯電話 2円 |
クラリテ |
基本10項目パック 39円/枚 |
名前、郵便番号、住所、TEL、会社名、部署名、役職名、FAX、携帯番号、E-MAIL |
フリガナ 4円 URL 8円 |
※調査日2024年6月20日
名刺1枚とっても、シスプロデータプロは8項目、クラリテは10項目と対応範囲が異なります。
さらにクラリテでは対応範囲内であるe-mailの入力が、シスプロデータプロでは+6円かかります。
相見積もりや低価格でのお試し依頼をすることで、各業者の良し悪しを判断していきましょう。
3.外注する業者によっては当たり外れがある
3つ目の弱点は、外注する業者によっては当たり外れがあるところです。
「納期が守れない」「ミスが多い」といったデータ入力代行業者に当たってしまうと悲惨です。
業者選びに失敗しないためにも、「事前に口コミをチェックする」「今までの取引企業を確認する」「レスポンスの速い業者に頼む」といった対策をしていきましょう。
データ入力代行を外注する際の問い合わせから納品までの流れ
この章では、データ入力代行を外注する一連の流れの紹介をします。
どのような流れでデータ入力代行が進んでいくのかを具体的に知ることで、申し込みへの不安も少なくなりスムーズにやり取りができるようになるでしょう。
- 問い合わせをする
- 見積もりをもらう
- 契約・発注をする
- 原本を預ける
- データ入力作業開始
- 納品
当記事で紹介した中でも、クラウディアとBiz Hitsオンラインアシスタントは納品までの流れが他の代行業者とは異なります。
それぞれの公式サイトに手順が掲載されているので参考にしてください。
それでは、データ入力代行業者に外注する際の流れを詳しく解説していきます。
気になる業者や利用したい業者があったら、問い合わせや相談を行います。
問い合わせ方法は、電話や問い合わせフォーム、メールなどがあるので確認してください。
問い合わせ後、担当者からメールや電話で連絡が来ます。
どのようなデータを入力してほしいのかなど、希望の作業内容や費用・納期を相談後、見積もりや仕様書を作成してくれます。
見積もりに納得したら、契約・発注を行います。
契約や発注はメールやFAXでできることも多いですが、捺印が必要になることもあるので、どのように契約を行うのか事前に確認してください。
入力してもらうデータを渡します。
「受け取った・受け取っていない」といったトラブルを防ぐためにも、必ず履歴が残るような方法で受け渡しを行うようにしましょう。
また、何かあった時のために原本ではなくコピーを渡すのがおすすめです。
要望や希望、仕様書に沿ってデータ入力を行います。
「納品されたけれどミスが多すぎる」といった事態を防ぐためにも、任せっぱなしにせず、途中で進捗状況を問い合わせてみるのもおすすめです。
チェックを行い品質検査・検品したうえで、納品されます。
「エクセル」「ワード」「CSV」など、納品形式に希望がある場合は、あらかじめ伝えておくようにしてください。
データ入力代行を外注する際のよくある質問
データ入力代行を外注するのが初めての人は、わからないことや疑問も多いのではないでしょうか。
そこで、データ入力代行を外注する際のよくある質問をまとめました。
以下に内容をまとめましたので、気になる部分はリンクをタップしてお進みください。
A. 納期にもよりますが、対応している場合が多いです。
最短3営業日で納品が可能な業者もあります。
メールであれば郵送よりも早く納品してもらえるので、急ぎの場合はメールを活用するのがいいでしょう。
また、別途料金は必要となりますが「特急納期」などで対応してもらえる業者もあるので、納期に余裕のない人は相談してみてください。
A. 対応してもらえますが、料金が割高になる場合が多いです。
手書きの原稿は、データと比べて判別しにくいことや日本人が対応するため、価格も割高になります。
また、判別できない文字があった時は、●や■を入力して対応している場合が多いです。
A. メールで送付するか、CD-R、USBメモリなどの記録媒体は郵送してください。
原本を郵送するときは、コピーを送付するようにし、追跡記録や損害補償のあるサービスを利用するようにしてください。
また、ナレッジデータサービスは、近隣地域であれば原稿の持ち込みや取りに来てもらうことも可能です。
手渡しの際も、記録を残すようにしておきましょう。
A. 原稿の一部やサンプルが必要です。
原稿やサンプルはメール・FAX・郵送での送付が一般的ですが、受け渡し方法は業者に確認するようにしてください。
また、アンケートの回答用紙のデータ入力は、設問数やページ数、選択肢などで費用が変わってきます。
見積もり依頼する際には、出来るだけ詳細に内容を伝えるようにしましょう。
A. 両方での納品に対応している業者は多いです。
うるるBPOでは、急ぎでデータが欲しいときは、メールで納品してもらい、後日CD-Rでも納品してもらうことも可能です。
ただし、CD-Rなどの納品だと別途料金がかかる業者もあるので、あらかじめ納品方法を確認しておくようにしましょう。
A. 小規模の案件でも対応している業者はあります。
ただし、最低受注料金を定めている業者もあるので注意が必要です。
小規模案件の場合は、クラウドソーシングサービスの利用を考えてみるのもいいでしょう。
うるるBPOは、仕事マッチングサイトshufti(シュフティ)を運営しており、小規模案件はシュフティを案内してくれます。
まとめ
データ入力そのものは難しい業務ではないものの、入力量に比例して多くの手間と時間を必要とするケースは多いです。
他の仕事に時間を割きたいのであれば、多少費用がかかったとしてもデータ入力代行の利用がおすすめです。
データ入力代行サービスへ依頼するうえで重要なのは、「ミスが少ない」こと。
また料金体系も業者によって違うため、複数社から見積もりを取り、比較・検討しましょう。
データ入力代行業者を選択する際のポイントは次の通り。
- コストは予算に合っているか
- 納期を守れるか
- クオリティは高いか
- セキュリティ体制は整っているか
- 実績はあるか
コストとクオリティのバランスが良い代行業者を探すコツとして、同じデータ内容をテスト的に複数業者へ依頼してみることをおすすめします。
最も仕上がり内容が良かった業者へ依頼することで、引き続き依頼する際にも安心してお任せできることでしょう。